Pripremili ste teren u tvrtki i definirali realne ciljeve, implementirali praćenje radnog učinka, a zaposlenici su se uglavnom pomirili sa sudbinom da se u ovoj tvrtki baš prionulo sa performance managementom.
U zadnjih par mjeseci nekoliko kolegica/kolega je dalo otkaze (na izlaznom intervju je dio i rekao da im se “ne sviđa hype“ oko tog performance managementa – čitaj “nije više prolazio nerad“ i prebacivanje odgovornosti na druge zaposlenike).
Vrijeme leti, dolazi kraj godine i faza 3. performance managementa.
Faza 3. Performance managementa –(pr)ocjenjivanje
U ovoj fazi finalizirate aktivnosti definirane i provođene u prve 2 faze performance managementa.
Došlo vam je vrijeme da otvorite vaše bilješke, koje je bilo bitno voditi unekom vama prikladnom formatu (obrascu), u alatu za praćenje radnog učinka zaposlenika za zaposlenike kojima ste nadređeni/ zaduženi.
Jer ciljevi /aktivnosti koje ste definirali početkom godine davali su vam smjer/okvir za praćenje radnog učinka te pitanja naintervjuu za praćenje radnog učinka i/ili u živoj ad-hoc komunikaciji sa zaposlenicima tijekom njihova rada.
Kako god, koristite inpute koje imate od procesa praćenja zabilježene, prema definiranim održivim i realnim (SMART ili nekom drugom tehnikom) ciljevima.
Pročitajte više: Performance management – pripremite zdravo tlo u tvrtki prije uvođenja!
Pripremate se pažljivo i snalažljivo
Provjerite inpute kojima raspolažete o zaposleniku unazad cijelog procjenjivačkog razdoblja.
Inputi sadrže podatke o tome kako su, kada i sa kime realizirani:
- termini isporuke,
- očekivani formati isporuka,
- kvaliteta isporuka,
- odnos (komunikacije) prema klijentima, suradnicima…
Koristite pri tome:
- interne standarde izvršenja – za usporedbe i kasnije kalibracije prema potrebi
- kriterije za procjene primjenjive za određena radna mjesta, ovisno o složenosti
- inpute o završenim edukacijama / mentorstvima
- inpute o odnosu čovjeka prema radu i živim ljudima u tvrtki i klijentima…
- vodite računa je li veći dio godine bio/la „u stroju“ – da ih se uopće može ocijeniti…
- jesu li dijelili interno naučeno na edukacijama, materijale s konferencija, bili poticaj drugima, neutralni ili su „utapali“ ljude oko sebe svojim stavom da „ništa u tvrtki ne valja“…
Kada to sve koristite fokusirano, tada ćete u praksi provesti kvalitetnu procjenu jer ste se odlično pripremali tijekom godine i nekih min. pola sata prije intervjua…
Ako ste koristili i poticali feedback – imate puno realnih i obostrano već iskomuniciranih informacija sa/o svojim suradnicima.
Stoga, provedite intervju za procjenu na pravi način, tako da procijenite realno i pošteno, vodeći se kriterijima za procjenu, svjesni da smo ljudi i da smo svi podložnim različitim vrstama subjektivnosti u procjeni.
Pročitajte više: Performance management – ciljeve planirajte i realno definirajte
Za intervju se pripremamo na sljedeći način
- Dogovorite termin intervjua sa zaposlenikom koji dan ranije, da se i on/ona može pripremiti
- Osigurajte prostor u kojem ćete razgovarati bez ometanja
- Razmislite o mogućim reakcijama zaposlenika i vašim mogućnostima nakon toga
- Spremite se dati argumentiranu povratnu informaciju o njegovom/inom radu i rezultatima za protekli period
- Pitajte zaposlenika za mišljenje, razmotrite njegove/ine argumente
Jako je bitno biti svjestan uloge (pr)ocjenjivača u intervjuu – onoga koji vodi intervju.
Ukoliko vidite da se tijekom intervjua događa tzv. inverzija uloga, vraćajte zaposlenike pitanjima u smjer i ciljeve tog intervjua.
Pročitajte više: Performance management – Pratiš me? Pratim te!
Ciljevi i struktura godišnjeg intervjua za procjenu
U periodu prosinac/siječanj – vodimo razgovor sa zaposlenikom kako bi se provjerili postignuti ciljevi za prethodni period (obično godina dana).
Ključni ciljevi su:
- analizirati postignute rezultate /stupanj realizacije ciljeva u ocjenjivačkom razdoblju (obično godina dana)
- definirati moguća poboljšanja u narednom (pr)ocjenjivačkom razdoblju
Tijekom komunikacije jako je važno u intervjuu, kroz argumentiranu komunikaciju, postići suglasnost sa suradnikom/com o:
- „problematičnim” područjima / područjima za poboljšanje izvedbe
- načinima unapređenja realizacije ciljeva, osobnih performansi (level up određenih specifičnih vještina poput komunikacije sa klijentima…)
- planu ciljeva/aktivnosti za sljedeće razdoblje
- planu daljnjeg profesionalnog razvoja zaposlenika
- (pr)ocjeni – zašto je takva.
Struktura INTERVJUA za OCJENU
Možete je definirati i na sljedeći način:
- Uvodno: naznačiti svrhu razgovora i pojasniti uloge
- Izložiti sažetak planiranog – učinjenog za protekli period (glavna postignuća)
- Izložiti prijedlog ocjene i obrazložiti je – povezati s opaženim rezultatima
- motivacija zaposlenog i ponašanje prema strankama i suradnicima
- pokazane kompetencije – kriteriji – ako ima „GAP”-ova – potrebe za izobrazbom
- pitati zaposlenika za mišljenje – uključiti u razgovor
- provjeriti razumijevanje (pitanjem) kada god nismo sigurni jesmo li mi ili suradnik dobro razumjeli dio komunikacije
Važno, predloženu ocjenu valjano raspravite sa suradnikom/com:
- naglasite pozitivne rezultate, područja u kojima je zadovoljio/la ili nadmašio/la očekivanja
- prođite i područja/konkretne aktivnosti koje treba poboljšati s ciljem unaprjeđenja uspješnosti
- prodiskutirajte skupa njegove/njezine argumente
- provjerite jeste li se dobro razumjeli?
I na kraju zaključite razgovor, pa čak i ako se ne slažete.
Naprosto se pokušajte dogovoriti da se ne slažete i koji su vam interno sljedeći koraci u tvrtki, prema internim radnim uputama ili uvriježenoj praksi za male poduzetnike (razgovor sa drugo-nadređenim/direktorom, konzultacije sa HR stručnjakom…)
Da, nije lako i ne „sjeda“ svima (rukovodećima i nerukovodećima) sve od prve, u prvoj iteraciji tj. godišnjem ciklusu implementacije performance managementa.
Zato je tu interni ili eksterni HR-ovac da usmjeri, pomogne, s onima više-manje barem korektnim zaposlenicima.
A s nekorektnim zaposlenicima, poštujte propise i uključite pravne stručnjake…
Bez odgode.
Autorica: mr. sc. Andreja Bakula
Kolumna ‘HR u uredu’ autorice mr. sc. Andreje Bakula, prof. psihologije i vlasnice AB.PRO obrta za poslovne usluge, donosi pregled naprosto nužnih HR praksi koje su potrebne da sve bude u redu u uredu. Autorica je nakon 29 godina intenzivnog rada s ljudima i organizacijama u svim područjima HR-a, 2022. godine osnovala AB.PRO obrt za HR usluge. Provela je više od 7.500 selekcijskih intervjua, intervjua za zapošljavanje, profesionalni razvoj i (pr)ocjenjivanje radnog učinka. Konstantno se usavršavala i učila i – mentorirala ljude u svom poslovnom okružju da rastu. Članice Women in Adria imaju 30 do 40 posto popusta na usluge AB.PRO.
Članak je preuzet s www.womeninadria.com.
Foto: Canva / Privatna arhiva
